Kurzanleitung und Beispiel der Bearbeitung einer Rechnungsvorlage

Hier erfährst du, wie du in Word Felder bearbeiten und in einem Word-Dokument alles aktualisieren kannst. Kurz und dann ausführlicher erklärt am Beispiel unserer Word-Rechnungsvorlagen.

Schnellnavigation

• Kurzanleitung: Felder in Word bearbeiten und alles aktualisieren
• Felder in Word aktualisieren – generelle Funktionsweise unserer Rechnungsvorlagen
• Neue Felder hinzufügen und bearbeiten – die Rechnungsvorlagen individualisieren
• Alle Felder bearbeiten und alles aktualisieren – Tipps für einen schnellen Workflow

Kurzanleitung: Felder in Word bearbeiten und alles aktualisieren

So blendest du alle Feldfunktionen zur Bearbeitung von Feldern in Word ein:

• Markiere das gesamte Dokument mit dem Shortcut Strg + A.
• Öffne per Rechtsklick das Kontextmenü.
• Klicke dort auf Feldfunktionen ein/aus.

So kannst in einem Word-Dokument alles aktualisieren, wie bspw. Felder oder das Inhaltsverzeichnis:

• Markiere das gesamte Dokument mit dem Shortcut Strg + A.
• Drücke anschließend die Taste F9.

Felder in Word aktualisieren – generelle Funktionsweise der Rechnungsvorlagen

Unsere Rechnungsvorlagen für Word enthalten Felder zur automatischen Berechnung von Werten. An diesem Beispiel erklären wir, wie du einzelne und alle Felder eines Word-Dokuments bearbeitest:

Öffne nach dem Download die Version der Word-Rechnungsvorlage, die über eine Rechenfunktion verfügt. Klickst du in der hinteren Spalte, in der die Gesamtpreise ermittelt werden, auf eine Zahl, so erscheint diese grau hinterlegt. Grund dafür ist, dass es sich hierbei um Felder mit Formeln handelt. Im gezeigten Beispiel multipliziert das Feld in der Spalte Gesamt die in der Zeile angegebene Menge mit dem zugehörigen Einzelpreis.

Änderst du Werte, auf die ein Feld zur Berechnung zurückgreift, bleibt das Ergebnis im Feld zunächst unverändert.

Damit das Feld eine neue Berechnung vornimmt, musst du das Feld aktualisieren. Dafür gibt es drei Möglichkeiten:

• Einzelnes Feld über das Kontextmenü aktualisieren: Klicke mit der rechten Maustaste auf das Feld und wähle Felder aktualisieren aus.
• Einzelnes Feld per Shortcut aktualisieren: Wähle das Feld durch Klick mit der linken Maustaste an und drücke auf der Tastatur F9.
• Alle Felder in dem Word-Dokument aktualisieren: Wähle die Inhalte deines gesamten Dokuments per Strg + A aus. Drücke anschließend F9.

Neue Felder hinzufügen und bearbeiten – die Rechnungsvorlage individualisieren

Natürlich werden deine Rechnungen selten über die gleiche Anzahl an Rechnungspositionen verfügen. Wenn du weitere Positionen hinzufügen möchtest, gehst du wie folgt vor:

Klicke mit der rechten Maustaste in die Zeile der aktuell letzten Position. Im Kontextmenü wählst du unter Einfügen die Option Zeilen unterhalb einfügen.

Befülle die neue Zeile mit den gewünschten Werten. Für die hintere Spalte zur automatischen Berechnung der Gesamtpreise nimmst du dir ganz einfach ein bereits bestehendes Feld: Markiere in einer der oberen Zeilen ein Feld, kopiere es und füge es in die neue Zeile ein.

Nimmst du jetzt eine Aktualisierung des Feldes vor, wirst du feststellen, dass die Werte falsch sind. Grund dafür ist, dass die Formel sich auf die Zellen bezieht, die im von dir kopierten Feld angegeben waren. Du musst also nun die Bezüge in der Formel anpassen.

Die Formel eines Feldes lässt du dir anzeigen, indem du mit rechter Maustaste auf das Feld klickst und Feldfunktionen ein/aus auswählst.

Jetzt kannst du die Bezüge ändern. Die Zellennummerierungen funktionieren dabei genau wie in Excel: Ganz oben links in der Tabelle startet die Zählung mit Zelle A1.

Zum gezeigten Beispiel: In der Spalte Gesamt wurde das Feld für die neue Position zuvor aus Zeile 5 der Tabelle kopiert. Damit dort aber der korrekte Wert für Zeile 6 ausgerechnet wird, haben wir die Bezüge auf D6 und E6 gesetzt.

Wichtig: Auch der Nettopreis, der Betrag für die Umsatzsteuer und der gesamte Rechnungsbetrag errechnen sich automatisch. Sobald du also neue Zeilen zu deiner Tabelle hinzufügst, musst du auch die dort hinterlegten Bezüge ändern. Gleiches gilt, wenn du bestehende Zeilen entfernst.

Zum gezeigten Beispiel: Damit in die Summen unten auch die neue Zeile 6 einberechnet wird, müssen die dortigen Bezüge ebenfalls von F5 auf F6 gesetzt werden.

Nachdem du alle Formeln korrekt angepasst hast, blendest du die Feldfunktionen wieder aus (Rechtsklick > Feldfunktionen ein/aus) und aktualisierst die Felder.

Alle Felder bearbeiten und alles aktualisieren – Tipps für einen schnellen Workflow

Um die Rechnungsvorlagen schnell an deine Rechnungspositionen anzupassen, empfiehlt sich folgender Workflow:

Öffne die Word-Vorlage und füge die Zeilen für alle neuen Positionen auf deiner Rechnung sowie die entsprechenden Angaben zu allen Positionen ein. Oder nimm zu viel vorhandene Zeilen weg.

Kopiere jetzt eines der Felder aus der Spalte für die Gesamtpreise und füge sie in alle neuen Zeilen ein.

Markiere per Shortcut Strg + A das gesamte Dokument. Klicke die rechte Maustaste und blende über das Kontextmenü alle Feldfunktionen ein.

Passe jetzt die Bezüge für alle neu hinzugekommenen Felder sowie für den Netto-, Umsatzsteuer- und Gesamtbetrag an.

Markiere wieder das gesamte Dokument, blende die Feldfunktionen über das Kontextmenü wieder aus und drücke F9, um alle Felder zu aktualisieren.